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La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.
La fattura si considera non emessa qualora scartata dal sistema per mancato superamento dei controlli. In questo caso al soggetto trasmittente viene recapitata una ricevuta di scarto entro 5 giorni.

Ai fini dell’individuazione del momento di esigibilità dell’imposta, la data di emissione coincide con quella indicata all’interno del file medesimo. La data di ricezione, invece, (ai fini dell’individuazione dei termini per l’esercizio della detrazione IVA) coincide con quella attestata al destinatario dai canali telematici di ricezione ovvero con la data di presa visione della fattura sul sito dell’Agenzia qualora la fattura non sia stata recapitata al destinatario per cause tecniche non imputabili all’SdI.

Il cliente (committente/cessionario) che non ha ricevuto la fattura elettronica nei canali di ricezioni propri (PEC, indirizzo, ecc.) non può quindi limitarsi a contabilizzare e conservare una eventuale copia cartacea o informatica della fattura, ma deve recuperare l’originale del documento in formato XML presso la sua area riservata.

Nel caso in cui il recapito della fattura non fosse possibile per cause tecniche non imputabili all’SdI o perché il destinatario non ha potuto attivare i canali standard di ricezione, il documento verrà reso disponibile in apposita area autenticata del sito dell’Agenzia delle Entrate e l’emittente riceverà un avviso dall’SdI sulla cui base dovrà tempestivamente informare il destinatario che la sua fattura elettronica si trova nella sua area autenticata. In caso di esito positivo dei controlli, la fattura si considera regolarmente emessa: tale circostanza è attestata dalla ricevuta di consegna che viene inviata all’emittente dall’SdI quando il recapito o la messa a disposizione della fattura hanno avuto esito positivo.

Il contribuente può indicare all’Agenzia l’indirizzo telematico presso il quale intende ricevere i documenti elettronici (la propria casella PEC ovvero un “codice destinatario” appositamente richiesto a tale fine). In assenza dell’indicazione di tale indirizzo all’Agenzia, colui che emette la fattura potrà indicare sul documento stesso il codice destinatario ovvero l’indirizzo PEC comunicati direttamente dal cessionario o committente.

La trasmissione può avvenire, alternativamente, direttamente ad opera del soggetto obbligato all’emissione (PEC, servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, ulteriori canali di colloquio con l’SdI previo accreditamento), ovvero per il tramite di un intermediario.

• un software da installare su PC.
• un'app per dispositivi mobili
• una procedura web (attraverso il collegamento al sito dell’Agenzia)

Per la generazione-emissione della fattura elettronica le imprese possono utilizzare software privati che rispettino le specifiche tecniche di riferimento. In ogni caso, l’Agenzia delle Entrate metterà gratuitamente a disposizione tre diversi servizi finalizzati alla corretta emissione delle fatture elettroniche:
• può contenere eventuali ulteriori informazioni facoltative.
• contiene le informazioni obbligatorie di cui agli artt. 21 e 21-bis, D.P.R. n. 633/72, nonché quelle delle specifiche tecniche approvate con il provvedimento;
• è scambiata esclusivamente mediante l’SdI;
• è emessa esclusivamente in formato XML;

Le caratteristiche di base della fattura elettronica sono le seguenti:

Per la trasmissione delle fatture bisognerà avvalersi dell’SdI già utilizzato per la fatturazione elettronica nei confronti delle PA.
L’SdI assume in pratica la funzione di «postino».
La trasmissione delle fatture tramite SdI può essere effettuata, su incarico dei soggetti obbligati a fatturare, anche da intermediari (CAF imprese, commercialisti…).
Ai fini fiscali, gli obblighi di conservazione elettronica sono già soddisfatti per tutte le fatture elettroniche e per tutti i documenti informatici trasmessi mediante SdI e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate.
Sono invece considerate operazioni escluse dall’obbligo di fatturazione elettronica le operazioni rese a o ricevute da soggetti non stabiliti e non identificati IVA in Italia: i dati di queste operazioni saranno acquisiti mediante la comunicazione delle operazioni transfrontaliere.
Rientrano nell’obbligo della fatturazione elettronica le cessioni di beni e le prestazioni di servizi, nonché le relative variazioni (note di addebito).
Sono incluse nell’obbligo di fatturazione elettronica anche le operazioni IVA effettuate nei confronti di privati per le quali la emissione di fattura sia obbligatoria.
• soggetti IVA non stabiliti e non identificati ai fini IVA in Italia.
• soggetti forfetari (art. 1, commi da 54 a 89, L. n. 190/2014);
• soggetti in regime fiscale di vantaggio (art. 27, commi 1 e 2, D.L. n. 98/2011);Saranno, viceversa, esclusi da tale obbligo
• soggetti non residenti identificati ai fini IVA nel territorio dello Stato.
• stabili organizzazioni in Italia di soggetti stranieri;
• imprenditori individuali, artisti e professionisti residenti in Italia;
• società ed enti stabiliti in Italia;

Chi è obbligato ad emettere fattura elettronica?
Poiché non vi sarà altro sistema per fatturare, coloro che non seguiranno la procedura prevista dalla legge e che, magari, continueranno con le fatture cartacee, si troveranno nella spiacevole situazione di coloro che hanno omesso del tutto la fatturazione, con le conseguenti sanzioni pecuniarie.

Dal 1° gennaio 2019 ogni operazione per cui è prevista fattura dovrà necessariamente essere eseguita con la procedura elettronica già in essere nei confronti della pubblica amministrazione attraverso il Sistema di Interscambio (SdI): fattura elettronica non significa, infatti, mandare la fattura in formato PDF a mezzo posta elettronica, ma si traduce nell’accesso ad un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che elabora il documento, gli conferisce piena validità fiscale e lo consegna al destinatario.